Category: Blog

How to ask questions?

Posted on by Marta Aleksandrowicz-Wojtyna

 

“What does the fox say?” is a dilemma most fur owners have no answer to.

“To be or not to be?” is always an exciting choice, whether you are a Danish prince or not.

“How to lose a guy in 10 days?” has served me a lot of perfectly effective tips.

“How now, brown cow?”, unbelievably, is repeated in the English Institute at least 100 times a day.

“How to look good naked?” might need a pretty, if censorable, illustration.

We ask questions all the time. Politicians ask questions, scientists ask questions, students and teachers, too. For some reason, though, it seems that we hardly know how to do that properly. We are strangely anxious when asking – as if it showed our weakness or knowledge deficits. Well, it perhaps does. My grandma always says: “One must live and learn… but still dies a stupid one”. Still, there’s no choice. If you are brave enough, and you ask questions, you will surely make mistakes. Over the period of the next few weeks, I would like to explain how to avoid trouble with questions and how to make them your best effective tool.

 

What can you do to ask questions properly, then?

First of all, empathize with the addressee.

Questions are always part of a power game. They are both about the one who asks and about the one who answers. Pick any political talk-show and think of how belligerent the participants tend to get just because a question leads towards a wrong subject. Why? Are they in real trouble? Does an evil spirit take over? Or do they, perhaps, have no idea what to say? The reason is simpler than that: responsibility. Whether the theme of the conversation is clearly related to the recipients or not, they always bear responsibility for delivering a response. It’s on them. Think of how much of a burden that might be. How stressful, how pressurizing it can get not to have an answer ready! Or to misunderstand the context the question is asked in.

A skilled conversationalist has been on the other side and will know that a good question facilitates communication. A good question builds on the recipient’s strengths, it gives her a hand and opens new channels for thought. It empowers and encourages an answer, rather than enforces a ready hypothesis.

 

Do you know any effective prompts that could help you win this power game? Sobel and Panas in their Powerful Questionssuggest that “Can you tell me more?” is your best choice when a strong vivid talk is needed. “It is to conversations what fresh-baked bread with soft creamery butter is to a meal”, they claim. Surprised? I’ve told you it was going to be simple. Plus, there are at least 3 reasons to appreciate this superb question.

  1. It manifests our interest, shows enthusiasm and allows speakers to feel unique, important and encouraged. By investing in their trust and self-appreciation, we invest in our promising relationship. Return on this investment is not only emotional, but also communicative: feeling encouraged, they will drop inhibitions and will surely say more.
  2. It gives us time– to obtain more input, to settle in the context, to observe the speaker, to check how detailed they are with their answers, how they react to our focus. And, finally, it gives us time to prepare a response. And it takes a bit to prepare these cannons, doesn’t it?
  3. It encourages profundityby suggesting there’s more to the subject than meets the eye. This is a real winner: insight, observation, and insistent focus on value encourage trust more than anything else does. In our language trainings, asking “Can you tell me more?” is also a practical way of building language muscle – by focusing lesson time on the student rather than on the teacher.

Sobel and Panas provide an extensive list of questions that boost the empathy effect in a similar way:

  • Tell me, how are you?
  • Can you say more about that? What’s going on?
  • What do you mean when you say you’re feeling…?
  • Why do you think that happened?
  • How did you feel about that? […]
  • Do you feel that was the right thing to do? Or, do you think that was the right response?
  • It seems like there are really two different issues going on here, is that right? It seems like you feel stuck between a rock and a hard place… Is that right?
  • What are you thinking of doing? What do you think your options are?
  • I had a very similar experience. Can I share with you?
  • Is there anything I can do that would be helpful?”

Source: Sobel A., Panas J., Powerful Questions, 2012, p. 192–193.

Of course, you can use some other convo phrases starting with Wh- (When? What? How? Why?). If you develop a good repertoire of such questions, you can make yourself a proper communication ninja – remaining in the shadows, perfectly attentive, and managing the power game skilfully, ready to act when needed. If after talking to you somebody feels the smartest person in the whole universe, you can be sure that your mission was a success – that you have effectively empathized and have built trust.

How do you like that? Want some more? In further articles, I will address the following crazy questions about questions:

  1. How do use open-ended questions?
  2. How to cause thinking rather than answering?
  3. How to really want answers?
  4. To cause thinking rather than answers.
  5. How to use proper intonation?

At Language Extreme, we waste no words. Do we love communication? What a question!

 

Text by Monika Szczepańska, English Language Teacher at Language Extreme

We misunderstand. Why?

Posted on by Marta Aleksandrowicz-Wojtyna

If we’re just souls whose intentions are good, why do we so often fail at getting our message across? Reasons for miscommunication vary from interaction to interaction, from culture to culture, and from person to person. Still, bearing the abundance of causes in mind, I’d like to briefly discuss four that are closest to my experience.

We misunderstand because we want to be right.

We often enter conversations equipped with prejudice, bias and our lovely misconceptions. Opening to a genuine interaction often means changing our mind about the subject of our talk or – whether you want it or not – about our interlocutor. It often hurts to admit we are wrong. Nobody likes that, so just to be on the safe side, we try to align our interpretations with some already existing beliefs. In other words, we anticipate confirmation rather than curiously open up to honest communication. This only worsens when stakes are high and the topic is sensitive. Think of how politicians discuss in TV shows these days.

 

We misunderstand because we assume sameness of experience. 

Against social logic, we tend to presume that all people come from similar cultural and religious backgrounds, have the same sensitivity, reason just like us and generally should be our copies. Spoiler alert: They are not! They should not! Sometimes it pays off to spend a while customizing the message to the needs of our audience or say something twice rather than cut the long story short just to tick a task off.

 

We misunderstand because we put too much trust in deictic expressions.

Me and my colleague were exchanging emails with some attachment that needed corrections. At some point Gosia asked: “Is it ok now?”. I introduced some changes and replied: „Now it should be ok”. For her, however, NOW referred to the time from before my corrections and she sent forward the unfinished version. My bad of course! This situation taught me to be careful with words like now, there, that, etc. It’s sometimes safer to specify how recent the nowis and write „See the file after my corrections” rather than „See the file now”.

All of us should learn it. My mum often comes over to share news: “Do you remember that guy who’s married the blonde who dropped out of your school in 1997? He died last week”. Not exactly clear, is it?

 

We misunderstand because we are lazy. 

„Could you explain this?”, “Unclear!”, “Don’t know what you mean”, “?????”, “WTF?” or the onomatopoeic „Huh?”. You’ve seen these, haven’t you? When messages are unclear, we grow concise and passive. Our partners may not know which part of the message we find obscure and how she could elaborate on it so that we grasp the meaning. We pass the buck rather than clarify anything. Instead, we could make a positive effort. Unclear? Should I explain? It’s simple: what we need is sharper focus, clearer detail, and concrete logic. Asking specific questions saves time and reduces risk (of yet another unproductive email, yet another futile call).

While we can’t avoid misunderstandings, I strongly believe we can reduce their number. If we state details explicitly, listen carefully, demonstrate empathy and stop believing in the infallibility of our own ideas, we should enjoy a noticeable change. What do you think? Shall we try and improve a tiny bit?

At Language Extreme we have misunderstood a lot. Enough to start thinking harder and getting better.

 

 

[E-mail Ninja] Your email identity

Posted on by Marta Aleksandrowicz-Wojtyna

If you live in constant fear of being watched, you’ve probably figured out that pimples and CCTV are a big scare. And so are mobile cameras and microphones. In a world like this, rules are simple: You want to be seen? Show yourself well. Talking to your boss? Look as smart as he does. Getting married? Best bib and tucker’s a must!

We chicken out of big occasions if we’re not feeling just about perfect. We don’t get a photoshoot in our salivated-on pyjamas. Nobody here at Language Extreme meets a customer after a big work-out sweat, until properly showered, perfumed, and blessed by Kors and Versace. Image matters, right?

If it indeed does, think of your emails – don’t they show you to the world? Don’t they reveal a most personal image of who you are – at least in a given context?

Email correspondence speaks volumes. Read your emails and you will surely know so much about the people you write with. Not because they say too much to all and sundry, but because text is a fingerprint that codes information on so many subjects. If you have corresponded for months, your recipients have already built a portrait of who you are, even if you have never met face to face. They most likely know a lot about the following:

  • Your time management skills (Do you respond in a timely manner? Do you spend enough time on key messages? Do your emails look hurried? Are you still at work at midnight? Or do you, like myself, wake up at 4:00 a.m.?)
  • Your expertise (Do you use vocabulary that reflects your competences and education? Do you answer questions in an exhaustive manner? Do you often ask for time to consult colleagues?)
  • Your grasp of language (Do you care about grammar, spelling and punctuation rules of whatever language you correspond in? Are your messages concise, well phrased and juicy? How accurate are they? Do you, like Donald, avoid words longer than 3 syllables?)
  • Your position and relationships with colleagues (Do you CC every email to your boss just to be on the safe side? Do you care about what your emails look like from your team’s perspective? Do you declare in a preaching tone or do you perhaps prefer to ask?)
  • Your attitude (Do you reply to help, or to play the ball? Do you build relationships, or give info? Do you write to facilitate understanding or to entrench yourself?)
  • Your holiday (Have you reviewed your footer for information on planned absences? What does your autoresponder say about your trips abroad?)

That’s plenty of detail, much of which is strongly related to our careers and private lives. Do you want your emails to show what they really do? What image do you want to build, specifically? Would you prefer to read bossy, concise and demanding? Or perhaps a welcoming, sympathetic, inventive attitude would suit your needs more? If you want to determine your emailing style and be in control, think of some strategic decisions that affect your email identity:

  • Direct address

You have skipped the “dear” a number of times, haven’t you? You’ve moved to the point, and didn’t think it necessary to get a personal, direct, warm word anywhere in there, right? That’s fair in a hectic world, sure. But think of how much your partners like to know you are writing TO THEM. Use their names, add interpersonal power to make your recipients feel they’re your best pals. Even if it’s not yet the case.

  • Lead-in

Nothing happens if there’s no “I’m writing to…”. Miracles happen if you include an opening phrase of this sort. Clarity is increased, your purpose is stated, order is established, readers get happier with every word. A lead-in organizes content and focuses attention. When these goals are achieved, you can develop your argumentation in whatever follows.

  • Formality

The absence thereof shall inevitably result in a radical diminution in respect of the above mentioned excess of interpersonal borders. See? Too much is too much. And yeah, we love to be direct and super clear. Want to know why? Try to make friends with: “Could you take you a look at…?” rather than “Would you perhaps be willing to consider taking a look at…?” and you will see for yourself. Emailing culture is born of respect of rules, and of clever attempts to break away from convention.

  • Proofreading

It is a feature of great emailers that they deliberately check their correspondence for mistakes, redundancies, and general nonsense. They think of structure, correctness, and necessity. If you want your message to have impact, read it yourself first, and think of what you get. It is best to have second opinion, too. Especially when the thing’s big. If you don’t think you can bother your colleagues to have your emails corrected, sign up for our Document Check and send your writing to check@languageextreme.pl

  • Multiple addressees

Human beings love to be included. Team members, too, on condition that they need it. If you have just CCed everyone at work just in case they are interested, somebody’s bound to think you are hyperactive, incompetent or a bootlicker.

  • Your signature and footer

We have seen them, haven’t we? Email footers are artistic objects – fruits of a creative process. They often draw readers’ attention away from the content of the message, though. Make them simple and original, and they will communicate effectively to whoever is with you in the digital world.

A large territory – that’s what emails are. If you want to build your competences and make sure you are a champion at Powerful Emailing, read our next articles. Want real, live experience? Contact Language Extreme at ninja@languageextreme.pl

Connect here or here to stay tuned!

 

[Jak oni mówią?] Elżbieta Jachlewska

Posted on by Marta Aleksandrowicz-Wojtyna

„Przede wszystkim musimy powstrzymać rozbudowę w kierunku południa, rozbudowę deweloperską, mieszkaniową. Każda opinia zabudowy, każda, yyy, każde pozwolenie o budowie powinno mieć opinię Gdańskich Wód. Mieliśmy to, te centra południowe zalesiać, a nie rozbudowywać. To pierwsza rzecz. Małe zbiorniki retencyjne oprócz tych dużych, czyli wykupywanie albo wydzierżawianie powierzchni od prywatnych osób celem budowy tych zbiorników retencyjnych. Na pewno trzeba by było zastąpić tu niektóre trawniki czy też jakieś powierzchnie zielone łąkami kwietnymi czy łąkami retencyjnymi. Musimy przede wszystkim zalesiać. Jeżeli państwo przejadą się na przykład chociażby na pętlę Havla, tam kiedyś był spory lasek, teraz zaczyna się tam budować osiedle i następny teren zostaje zabetonowany. Gdzie ta woda ma wsiąkać? Spójrzmy… Jesteśmy takim terenem, który niestety jest otoczony powierzchnią… jest wiele skarp, jest to powierzchnia, która potrzebuje wzmocnienia, a nie betonowania. To po prostu musi wsiąkać. Pamiętajmy o tym”.

 

W języku objawiają się kompetencje i postawy. Wypowiedzi przedstawione przez Elżbietę Jachlewską wskazują, że zaangażowanie i poczucie misji to jej silne strony. Kandydatka orzeka o stanie miasta w trybie apodyktycznym (proponując zmiany, stwierdza: „musimy”, „powinno”, „trzeba”, „musimy”, „potrzebuje”, „musi”). Mówi tak, jakby nie dopuszczała sprzeciwu. Stosuje uzasadnione powtórzenia wzmacniające komunikat („zalesiać, a nie rozbudowywać”, „musimy przede wszystkim zalesiać”). Na wzmocnieniach zależy jej zresztą bardzo wyraźnie – już na początku koryguje ton na silniejszy, bardziej zdecydowany („Wydaje mi się, że… to znaczy jestem przekonana…”), popełniając przy tym stylistyczną gafę („działania […] nie były tematem [..] działań”). Próbując wzmocnić niektóre sformułowania, Jachlewska błędnie dobiera kontekst dla hiperboli: z szacunkiem mówi o potrzebach osób niepełnosprawnych, wyśmiewając inne konteksty („zamiast dać na pięćdziesiątą ósmą tablicę w szkole prywatnej”).

W osobliwy sposób oferuje pomoc mieszkańcom planującym otwarcie domu sąsiedzkiego: zaraz po tym, jak zachęca do kontaktu, zaznacza, że chętnie wyjaśni, „czego trzeba się pilnować, żeby nie wpaść w pułapkę niewypłacalności”. Takie ujęcie sprawy jest niefortunne – przywołuje negatywny kontekst, sugerując, że aktywistka miała z takimi komplikacjami do czynienia.

Wartość merytoryczna poszczególnych wypowiedzi jest niska. Kandydatka korzysta z zdań wielokrotnie złożonych, ale nie organizuje ich w przejrzyste struktury, które można by uznać za odpowiedniki akapitów poświęconych osobnym zagadnieniom. Poproszona o precyzyjny komentarz do pytania z sali, nie wysuwa konkretnych obserwacji, lecz zachęca słuchaczy do odwiedzenia strony internetowej, poddając się presji ze strony zniecierpliwionej widowni.

Dobór słownictwa jest adekwatny. Kandydatka posługuje się leksykonem ogólnym, nie korzysta z frazeologizmów. Nie stosuje pytań retorycznych. Jej komentarze są zwięzłe; można nawet odnieść wrażenie, że cierpi na tym złożoność przekazu. A przecież Jachlewska ma ciekawą skłonność do budowania narracji opartych na własnym doświadczeniu, na styczności z mieszkańcami. Opowieściom tym brakuje jednak klarownych konkluzji i dramatyzmu, również na poziomie dźwiękowym. Poza odpowiedzią na pytanie „rozgrzewkowe”, kandydatka nie korzysta z zabiegów intonacyjnych. W jej głosie pobrzmiewa czasami figlarność, jednak większość wypowiedzi przedstawiana jest w jednostajnym tempie i bez różnicowania głośności.

Jachlewska wskazuje w pewnym momencie na potrzebę budowania „kultury rozmowy”, lecz niekonsekwentnie rozdziela argumenty: mówi „To pierwsza rzecz”, ale nie podkreśla wyraźnego charakteru kolejnych postulatów. Niezręcznie wypada zdanie „Zadał temat, żeby się odnieść do tego, o czym mówiliśmy”. Na przestrzeni całej debaty można odnieść wrażenie, że jedyna kobieta przy stole wierzy w słuszność swoich przedsięwzięć, ale nie w wygraną.

[Jak oni mówią?] Kacper Płażyński

Posted on by Marta Aleksandrowicz-Wojtyna

Podczas owacji, którą publiczność wita na początku prezydenta Lecha Wałęsę, Kacper Płażyński jako jedyny nie klaszcze. Zamiast angażować się w ogólny aplauz, robi coś przedziwnego – obraca językiem, wypychając nim policzek tak, jakby żuł gumę. Podobnie zachowuje się później.

Początek odpowiedzi na pytanie o meliorację organizuje z wykorzystaniem leksykonu negatywnego („samowola”, „lobby deweloperskie”, „zbyt wysoka”, „za mało”, „brak”, „niebezpieczna zabawa”, „bierność obecnej władzy”). Komentarz trwa długo i nie jest urozmaicony pod względem struktury. Trudno rozpoznać granice między wprowadzeniem a rozwinięciem. Brakuje podsumowania. Prowadząca reaguje bardzo szybko, dopytując o konkrety. Sytuacja powtarza się później kilkukrotnie, a kandydat chętnie wprowadza rozległe dopowiedzenia o nikłej wartości merytorycznej.

 

Małgorzata Waszkiewicz: „Wytłumaczmy, czym jest dom sąsiedzki”

Płażyński: „Znaczy ja mam wytłumaczyć, czy pani redaktor wytłumaczy? Dom sąsiedzki to takie miejsce w dzielnicy, które może być prowadzone zarówno przez instytucje miejskie, jak i przez instytucje, yyy, instytucje pozarządowe, w którym odbywają się różnego rodzaju zarówno integracyjne, jak i edukacyjne, różnego rodzaju programy, które są, mogą być finansowane z budżetu miasta, z budżetu innych organizacji pozarządowych, z budżetu również państwa polskiego, tych środków mogą być może być środki wykorzystywane do bardzo różnych celów, również unijnych. Służą bardzo różnym osobom, zarówno maluchom mogą służyć, jak i starszym, ważne, żeby te domy i taka jest ich funkcja, one mają być otwarte dla wszystkich i każdy ma się tam czuć jak w domu, więc jeżeli nasz syn ma kłopot z tym, gdzie spędzić, yyy, wolny czas na przykład w weekend to żeby miał tą możliwość pójścia do takiego domu sąsiedzkiego i żeby oferta edukacyjna czy oferta, yyy, taka rekreacyjna dla tego dziecka była tam zagwarantowana odpowiednia, żeby mógł tam spędzać swój wolny, wolny również czas, on czy seniorzy.

Do słownikowej zwięzłości (i poprawności – patrz błędna odmiana: „tą” zamiast „tę”) brakuje mu bardzo wiele, a przecież definiowany tu dom sąsiedzki to ani zjawisko szczególnie złożone, ani innowacyjne. Z bardziej skomplikowanym tematem manifestacji (w tym propozycji zorganizowania parady równości pod jego przyszłym patronatem) radzi sobie jeszcze gorzej: próbując dokonać racjonalnego omówienia, przesadnie rozciąga zdania złożone i gubi się kilkukrotnie. Reakcje widowni z pewnością nie ułatwiają mu zadania.

„[…] Uważam, że prezydent miasta… nawet jestem przekonany… [głosy z sali] Jestem pewien, jestem przekonany wręcz, że prezydent jest organem stosowania, yyy… [głosy z sali] jest organem stosowania prawa, w związku z tym, eee… no jeżeli nie ma przesłanek, yyy, powodujących, eee, no niewyrażanie zgody na udział w takim na, na, yyy, udzielenie zgody na taki marsz to oczywiście udzielę zgody na taki marsz. Obojętnie, kto by to nie był”.

A można było powiedzieć: „Jako prezydent będę szanował polskie prawo i zasadę równości. Udzielę zgody”. Powyższy fragment (który można obejrzeć mniej więcej w połowie nagrania z debaty [01:16:00]) ilustruje zgubne skutki braku precyzji i zwięzłości. Pod tym względem zwraca naszą uwagę jeszcze jedno zagadnienie: chociaż Płażyński zazwyczaj omawia poszczególne tematy długo i bardzo cierpliwie, wydaje się, że przeważająca większość spraw ani trochę go nie ekscytuje.

Na takie wrażenie mają wpływ walory głosowe wypowiedzi. W przeważającej większości płynność i głośność są adekwatne, głos stabilny, ale artykulacja – monotonna. Kandydat rzadko stosuje takie zabiegi intonacyjne, które pozwalałyby wyróżnić słowa kluczowe i wskazać odbiorcom najważniejsze fragmenty komunikatu. Traci na tym przejrzystość całości. Czy wszystkie sprawy mają dla kandydata takie samo znaczenie?

Dobór środków leksykalnych nie jest wyszukany. Kluczowy frazeologizm „budżet nie jest z gumy” wywołuje żywą reakcję publiczności. Przytrafiają mu się niezręczne sformułowania: „Musimy walczyć z tym stanem, który jest właśnie zastany”, „Zamierzam to dokonać”. W pamięć pozostaje za to pojęcie „szóstka Płażyńskiego”.

Kandydat chętnie wchodzi w interakcje. Krytykuje porządek debaty i zachowanie publiczności. W odpowiedzi na pytanie z sali wyraźnie adresuje słowa do jego autorki, jednej z mieszkanek Gdańska. Utrzymuje z nią kontakt wzrokowy. Rzadko przygląda się za to kontrkandydatom – głowę zwraca w ich stronę przelotnie, a tułów utrzymuje w pozycji frontalnej w stosunku do kamery i publiczności. Odróżnia go to od pozostałych zebranych (zwłaszcza Wałęsy, Jachlewskiej i Adamowicza), którzy wielokrotnie ustawiają się w pozy wskazujące zainteresowanie słowami kandydata siedzącego obok. Płażyński żartobliwie odpowiada na zaczepki ze strony Wałęsy, zarzucając mu czytanie z kartki. Prowadzącą kilkukrotnie prosi o podanie kontekstu poszczególnych pytań.

 

 

 

[Jak oni mówią?] Jarosław Wałęsa

Posted on by Marta Aleksandrowicz-Wojtyna

W debacie zorganizowanej przez TOK FM Jarosław Wałęsa mówił dużo. Z zaangażowaniem przedstawiał swój punkt widzenia, wchodził w ciekawe interakcje z kontrkandydatami, często przywołując szerszy kontekst polityczny. Co charakteryzuje jego wypowiedzi? Continue reading “[Jak oni mówią?] Jarosław Wałęsa”